Uno de los muchos beneficios de usar contratistas en lugar de empleados es que hay mucho menos papeleo involucrado. Aunque solo necesita obtener algunos datos de sus contratistas, es muy importante que lo haga. Si no obtiene la información del contratista de inmediato, puede convertirse en un proceso extremadamente lento más adelante.
Formulario 1099-Requisitos de informes MISC
Como propietario de un negocio, está obligado a enviar el Formulario 1099-MISC a los propietarios únicos, corporaciones S y sociedades que haya pagado más de $ 600 en el transcurso del año fiscal. Se envía una copia del formulario al contratista, quien informa los ingresos como ingresos comerciales en su declaración de impuestos. La segunda copia se envía al IRS para que pueda hacer coincidir los ingresos con el destinatario.
Para completar un Formulario 1099-MISC, debe conocer el nombre del contratista, la dirección y el número de identificación fiscal. Una mejor práctica es pedir a todos los contratistas que completen un Formulario W-9, Solicitud de número de identificación de contribuyente y certificación, antes de que completen cualquier trabajo para usted. El IRS no requiere un W-9 completo, pero le brinda toda la información que necesita para completar un 1099 al final del año.
A veces, uno o dos contratistas se escapan por las grietas. En esta situación, debe llamar, enviar un correo electrónico o enviar una carta al contratista para localizar su información de identificación. Si la información del contratista que tiene para el contratista está desactualizada, o si el contratista quiere evitar que sus ingresos sean reportados al IRS, es posible que no reciba una respuesta de él.
¿Qué sucede si no puede obtener información de identificación?
Si no puede obtener el nombre completo, la dirección o el número de seguro social de un contratista, aún está obligado a enviar un Formulario 1099. Después de hacer una solicitud formal de información de identificación, complete el Formulario 1099 lo mejor que pueda, dejando cualquier información faltante en blanco. Mantenga la documentación que demuestre que solicitó la información: si no realiza una solicitud formal, el IRS puede penalizarlo por presentar una declaración informativa incorrecta.
Si falta el número de identificación del contribuyente o es incorrecto, lo más probable es que el IRS le envíe un aviso de retención adicional. Este aviso exige que retenga impuestos de cualquier pago futuro a ese contratista específico. Eso significa que, si desea volver a utilizar al contratista, deberá retener el 28 por ciento de su salario para beneficio del gobierno federal y completar Formulario 945 Al final del año.
Incluso si está listo para renunciar al contratista, aún debe tomar medidas. Junto con el aviso de retención de respaldo, el IRS le enviará una segunda copia, etiquetada como aviso "B". Debe enviar el aviso B al contratista, junto con un Formulario W-9 en blanco para que el contratista complete, dentro de los 15 días de haberlo recibido del IRS.
Las reglas para la retención de respaldo pueden ser complejas, así que consulte a un experto en impuestos o literatura del IRS si se encuentra en una situación difícil. El IRS publica un guía detallada eso explica sus obligaciones y responsabilidades específicas con respecto a la retención adicional.
